Кінець епохи “спрощенців”: як бізнесу пережити перехід на ПДВ та загальну систему

Український малий бізнес десятиліттями розвивався в умовах своєрідного “податкового інкубатора”. Спрощена система оподаткування (Єдиний податок) дозволяла підприємцям фокусуватися на торгівлі та маркетингу, залишаючи бухгалтерію на рівні елементарних записів. Однак Національна стратегія доходів до 2030 року, яку уряд реалізує спільно з міжнародними партнерами, сигналізує про завершення цього етапу.

Курс на євроінтеграцію вимагає прозорості. Для тисяч ФОП це означає неминучу міграцію на “дорослу” систему обліку – Загальну систему оподаткування (ЗСО) з обов’язковою сплатою ПДВ.

Для власника бізнесу цей перехід несе не лише фінансові, а й величезні організаційні ризики. Як перебудувати процеси, щоб не “покласти” продажі? Як зберегти історію взаємодії з клієнтами? І чому саме користувачі програмних продуктів BAS мають найкращі шанси пройти цю трансформацію безболісно? Розбираємося в деталях.

Частина 1. Чому правила гри змінюються і до чого готуватися?

Держава прагне унеможливити використання спрощеної системи для оптимізації податків великим бізнесом. Тому “сірі” зони будуть ліквідовані, а вимоги до обліку – посилені.

Ключові вектори реформи:

1. Європейський підхід до ставок (“Польська модель”). Замість універсальної ставки для 3-ї групи планується впровадження диференційованих податків. Торгівля, виробництво та послуги матимуть різні ставки, що змусить багатьох переглянути свою рентабельність.
2. Трансформація груп ФОП. Об’єднання 2-ї та 3-ї груп змусить навіть найменших підприємців вести облік товарних запасів та підтверджувати походження продукції.
3. Примусовий перехід на ЗСО. Рітейлери, що торгують підакцизними товарами, електронікою, або ті, хто перетне нові (ймовірно знижені) ліміти річного доходу, будуть автоматично переведені на загальну систему.
4. Фактор ПДВ. На загальній системі реєстрація платником ПДВ стає обов’язковою при досягненні 1 млн грн обороту за 12 місяців. Для активного бізнесу це фактично означає безальтернативність ПДВ.

Це означає, що “зошит” або проста Excel-таблиця більше не є інструментами управління. Бізнесу потрібна повноцінна ERP-система.

Частина 2. ПДВ та ЗСО: чому це стрес для підприємця?

Перехід з єдиного податку на ПДВ – це зміна фундаментальної логіки бізнесу.

Головні “підводні камені” нової реальності:

• Відмова від “касового методу”. На спрощеній системі дохід фіксувався по факту отримання грошей. З ПДВ працює правило “першої події”: податкові зобов’язання виникають або в момент відвантаження товару, або в момент оплати (що сталося раніше). Це вимагає повної синхронізації складу та бухгалтерії.
• Управління прибутком. Податок на прибуток (18%) сплачується з різниці “Доходи мінус Витрати”. Кожна загублена накладна від постачальника тепер коштує вам “живих” грошей, адже ви не зможете віднести цю суму на витрати.
• Адміністрування податкового кредиту. Вам доведеться постійно контролювати баланс між вхідним ПДВ (від закупівель) та вихідним ПДВ (від продажів).
• Жорсткі дедлайни. Реєстрація податкових накладних в ЄРПН має суворі терміни. Прострочення тягне за собою штрафи, які можуть “з’їсти” весь місячний прибуток.

Без автоматизації ці процеси перетворяться на хаос і призведуть до фінансових втрат.

Частина 3. Фатальна помилка: “Почнемо життя з нової бази”

Часто можна почути пораду від недосвідчених консультантів: “Давайте закриємо стару базу ФОП 31 грудня, зробимо архів, а з 1 січня створимо нову чисту базу вже з ПДВ”.

На перший погляд, це звучить привабливо. Але для бізнесу це стратегічна катастрофа.

Чим загрожує розрив бази даних?

1. Втрата аналітичної глибини. Ви не зможете порівняти продажі поточного року з минулим. Сезонність, динаміка зростання – все це залишиться в “старому житті”.
2. Знищення CRM-історії. Менеджери втрачають інформацію про вподобання клієнтів, історію їхніх замовлень та повернень. Це прямий шлях до падіння лояльності покупців.
3. Пекло міграції. Ручне перенесення залишків товарів (тисячі SKU) та боргів контрагентів – це гарантовані помилки. “Хвости”, що не сходяться, будуть переслідувати вас місяцями.
4. Кадровий колапс. Розрахунок відпускних та лікарняних вимагає даних про зарплату за попередній рік. У новій базі цих даних немає.

Частина 4. BAS: еволюційний перехід без втрати даних

Сучасні рішення лінійки BAS (BAS Бухгалтерія, BAS УТ, BAS КУП, BAS Малий Бізнес) мають архітектуру, яка дозволяє змінювати систему оподаткування “на льоту”, не створюючи нову базу.

Ключовий інструмент – регістр “Облікова політика організації”. Це механізм, який дозволяє задавати правила обліку з прив’язкою до конкретної дати.

Як це працює технічно?

Ви створюєте новий запис в історії облікової політики, який вступає в дію, наприклад, з 01.01.2025.

• До цієї дати: Система працює як “спрощенець” (без ПДВ, касовий метод).
• З цієї дати: Автоматично активуються механізми загальної системи (нарахування, ПДВ).

Переваги такого підходу:

1. Єдиний інформаційний простір. Вся історія продажів, клієнтів та закупівель зберігається в одній базі.
2. Коректні перехідні операції. Програма вміє обробляти складні ситуації: наприклад, аванс отримано на ЄП, а відвантаження – на ЗСО. Система правильно сформує проводки, щоб ви не заплатили податки двічі.
3. Автоматизація ПДВ. З моменту переходу в інтерфейсі з’являються інструменти для масового формування та перевірки податкових накладних.
4. Зміна реквізитів. Спеціальні обробки дозволяють масово змінити ставку ПДВ у номенклатурі (на 20%) саме з потрібної дати.

Частина 5. Чому самостійний перехід – це ризик: роль Evsesvit

Програма BAS – це потужний інструмент, але він вимагає професійного налаштування. Податкова реформа – це стрес-тест для ваших бізнес-процесів. Якщо у вас безлад у довідниках або некоректно заведені договори, автоматика не спрацює.

Тут критично важливою є роль інтегратора – компанії Evsesvit, яка забезпечує комплексний супровід змін.

Етапи підготовки з Evsesvit:

• Технічний аудит. Фахівці перевірять вашу базу на наявність помилок до початку переходу. Чистота даних – запорука успіху.
• Налаштування договорів. Для коректного обліку ПДВ важливо правильно налаштувати деталізацію розрахунків (по договору, по замовленню, по накладній).
• Інтеграція (“FREDO Звіт”, “M.E.Doc”). Налаштування безшовного шлюзу для реєстрації накладних. Документи мають “літати” в податкову автоматично.
• Навчання персоналу. Ваші менеджери повинні розуміти, чому тепер не можна виписати рахунок без коду УКТЗЕД, а бухгалтери – як користуватися обробками ПДВ.
• Адаптація. Якщо у вас специфічний бізнес (імпорт/експорт, виробництво), стандартних налаштувань може бути замало. Програмісти адаптують систему під ваші потреби.

Частина 6. План дій: стратегія випередження

Найгірша стратегія – чекати на офіційну публікацію закону. Коли це станеться, попит на послуги фахівців BAS зросте в рази, і ви ризикуєте залишитися в черзі.

Чек-лист свідомого підприємця:

1. Цифровізація вже зараз. Якщо ви ще не в BAS – впроваджуйте систему негайно. Налаштуйте облік на простій системі, щоб потім лише перемкнути “рубильник”.
2. Порядок у номенклатурі. Перевірте наявність кодів УКТЗЕД для всіх товарів. Це критично для податкових накладних.
3. Інвентаризація. Ви повинні увійти в новий період з реальними, підтвердженими залишками.
4. Фінансове моделювання. Використайте звіти BAS, щоб зрозуміти, як ПДВ вплине на вашу маржинальність. Можливо, доведеться коригувати ціни.
5. Консультація. Зверніться до Evsesvit. Замовте моделювання переходу на копії вашої бази, щоб побачити всі ризики заздалегідь.

Висновок

Зміни податкової системи – це не вирок, а ознака дорослішання ринку. Перехід на загальну систему з ПДВ робить ваш бізнес системним, прозорим та привабливим для кредитування й партнерства.

Використання гнучких інструментів BAS дозволяє пройти цей шлях еволюційно, зберігаючи найцінніше – дані та контроль над ситуацією. Довірте технічну частину професіоналам з Evsesvit, і жодна податкова реформа не зможе зупинити ваш розвиток.